1、作为电脑城里泡大的商家，都有装机的特长，可是如何在最短的时间内结合自己的库存资源和周围商业伙伴的资源快速为客户出具一份经济实惠的装机单就成了IT行业的必修课。之前需要打3-5个电话，然后查看一下自己的库存帐，一个多小时才能出一份组装单，有些客户不耐烦就另谋高就了，这让徐总很恼火。
 

　　商贸通小博士提示：使用商贸通IT通讯版软件，公司首先规范了库存，让各种商品各归各位。通过序列号的管理，让电脑这款特殊的商品无论流通到哪个环节都能随时查询。更让人惊喜的是可以根据库存零件数量和种类自动形成装机单，速度是之前的10倍。电话费省多了，关键是钱赚了不少，这时代时间就是金钱时间就是生命，商贸通帮徐总抓住了赚钱的机会。
 

　　2、公司的业务范围越来越广泛，为了给自己的大脑放个假，徐总从2006年就开始使用盗版软件管理自己的业务，既省钱又省心一直感觉还不错。3个月后软件第一次和他开了个玩笑，早晨莫名其妙就打不开了，检查半天也不行，找一专家来看说是过期，盗版软件还过期，人家说他上当了，生气之余还是不甘心又买了另外一套盗版软件，刚用得不错了要年结，软件提示不能结账，这可把他急坏了，怎么办？
 

　　商贸通小博士提示：盗版软件市场混乱，把自己的经营数据放在这里无异于把生意当儿戏。经济实惠的商贸通IT通讯普及版软件只有1390元，即帮助老板省了钱，关键是把老板的生意打理的仅仅有条。在安全机制上提供四层保护。第一层数据安全保护，在处理业务的过程中自动把数据保存下来；第二层数据安全保护，在软件之外同样可以把账套数据保存下来；第三层数据保护，在计算机突然断电、死机时仍然可以把数据保存下来，下次再进入时自动出现上次中断的操作；第四层数据保护，用友安全通保护数据免收各种外部恶意程序和病毒的危害。
 

　　3、门店开得太多，门店之间调货是当老板的最难管理的业务，不让调货不现实，现在买卖难做，能挣点钱都要抓住。让调货，仓库管理员的账本乱七八糟不说，老板很难知道自己花出去的钱和挣到的钱的确切数目。利润从来都是雾里看花，盗版软件没有多门店管理，现在只能老板一人使用，实际并没有起到多大的管理作用！
 

　　商贸通小博士提示：零售门店的远程管理是商贸通系列产品的一大特色，徐总采用商贸通IT通讯版20站点网络管理方案，服务器放在总部，其他零售门店各安装了一台客户端或者门店端。门店的所有业务通过客户端直接录入，和总部的数据合并。徐老板坐在自己的办公室也可以随时掌握各零售门店的经营情况以及库存情况，门店需不需要补充货物坐在办公室里一目了然。作为老板，此时才是真的掌握了自己的公司，享受到了当老板的乐趣。
 

　　4、电脑行业虽然不是家家都有维修，但是作为经销商售后服务必不可少。徐总还是本地联想电脑总代，很多客户机器一坏就拿这来了，地方本来不大，必须要做服务积累人气。所以售后服务也是徐总的主营业务，哪些机器需要返厂？哪些机器需要换件？哪些机器不在保修期内需要花钱修理？都需要记得一清二楚，可是现在一直乱糟糟的。。。所以售后服务管理成为公司继续发展壮大的瓶颈！
 

　　商贸通小博士提示：商贸通IT通讯版售后服务管理帮助徐总建立了规范的服务体系，首先通过序列号状态报表查询机器是从哪家供应商购入？什么时候售出？接着，打开售后服务记录查询，查看机器的历史送修记录，是否还在保修期内？送修几次等信息，接收机器后利用扫描枪快速扫入维修记录单，检测人员作初步检测后给出服务建议，需要收费时，会计人员签字决定收费金额，需要返厂维修的，记录送修和返回的时间。最后，等客户取机时前台再次调用维修记录，确定交付金额，同时打印维修单，售后服务的全过程在一张单据上全部解决。
 

　　
部门业务流程描述

　　
采购部门

　　
    采购部门主要处理企业采购商品时所填制的采购类单据。
 

　　（1）    采购订货
 

　　采购订单为企业向供应商订购商品的一种意图、意向的商业行为。在商贸通IT通讯版中，采购订单不是采购业务的必须流程，企业根据实际业务需要决定是否制作采购订单。
 

　　当企业与供应商签订相应的采购订货单时，采购部必须按要求填制采购订单，在填制采购订单时，必须注明该订单的收货日期，同时，采购部必须把采购业务员名称记录在案，当遇到中止采购订单执行的业务时，采购部必须及时找到对应的采购订单，并将该订单的状态设为“执行完毕”标志。
 

　　（2）    进货入库业务
 

　　如企业收到订购的商品，采购部必须办理商品的进货入库手续。
 
    在实际业务中，办理进货入库手续的类型有现金采购和往来结算采购。
 

　　①现款进货
 

　　如果企业用现款方式向供应商支付商品货款，对于这种业务的处理，企业可直接在进货入库单上填入现金额度。
 
结算进货
 

　　②如企业通过往来核算的方式支付商品的钱款时，企业填制“进货入库单”时注明“付款期限”等事项，这样，当逾期企业仍未支付该货款时，系统即自动将该未付商品款通过“超期应付款查询”统计出来。
 

　　（3）    进货付款
 

　　当企业需要支付对方供应商货款时，采购部直接填写“付款单”，在“付款单”下方自动出现没有支付钱款的采购业务。填入本次支付的数额，然后保存过账，如果没结完，下次再填写此供应商的付款单，对应的业务单据还会自动出现，非常方便。
 

　　（4）    进货退货
 

　　在收货后，如企业发现商品的质量或品质存在问题时，经双方协商后，企业可填制“进货退货单”办理某商品的退货手续。
 
    进货退货分为无单退货和对单退货，建议企业不要使用无单退货，以保证单据中的应付金额和应付汇总表的数据一致。
 

　　（5）    进货换货
 

　　在制定采购合同时，企业一般会极力争取换货的优惠，降低自己的压货风险，规定一批火在不好卖或者快过期或者换季时可以换另外一个颜色和品种的货，此类业务需要进货换货单来管理，商贸通会在快在换货期内提醒用户及时换货，还可以实行换货额控制，从而降低自身的商品积压风险。
 

　　（6）    受托代销业务
 

　　为了增加货源和销路，降低资金占用风险，企业可代销代理商的部分商品，受托代销的商品，待商品销售后，再与其进行代销结算。在这种新型的销售方式的处理上，可借助“受托代销单”及“受托代销结算单”完成。
 

　　
 2、销售部门

　　
    销售部门主要处理企业销售商品时所填制的销售类单据。因为企业的销售业务较多，所以安排多人填制销售类业务单据。
 

　　（1）    销售订货
 

　　销售订单是往来客户向企业订购商品的一种意图、意向的商业行为。在商贸通IT通讯版中，销售订单不是销售业务的必须流程，企业根据实际业务需要决定是否制作销售订单。
 

　　当企业与客户签订相应的销售订单时，销售部门必须按要求填制“销售订单”，在填制销售订单时，必须在单据中注明发货日期，同时，还须把销售业务员名称记录在案。当企业中止订单执行时，及时找到相对应的“销售订单”，并将该订单的标志设为“执行完毕”。
 

　　（2）    销售出库业务
 

　　在实际业务中，办理出库手续的类型有销售开单、现款销售及委托代销三种。
 

　　①现款销售
 
 
    当企业发出商品时，销售部门必须即时办理销售出库手续，如果对方企业用现款进行支付，则填制“销售出库单”，并在单据上同时输入现款的金额。
 
 

　　②销售开单
 

　　如对方企业通过往来款定期核算的方式支付商品货款时，销售部门在填制“销售出库单”时清除左下角现付金额，自动形成应收款，在填制该业务单据时，必须在单据中注明“收款期限”等事项，这样，当逾期企业仍未收取该货款时，系统即自动将该未收货款通过“超期应收款”统计出来。当收到款项时填写“收款单”，与此客户有关的应收款业务都会显示在下方，用户根据实际核销的金额对应每笔业务。
 

　　（3）委托代销
 

　　为了加速存货流转，降低资金占用，减少仓库存储费用，企业可将商品先发往代理商，委托代理商代销商品，待商品销售后，再与其进行代销结算。在这种新型的销售方式的处理上，可借助“委托代销单”及“委托代销结算单”完成。
 
当企业发出商品给客户委托其代销时，需如实地填制“委托代销单”，若日后客户将已代销商品的代销货款与企业进行结算，可通过“委托代销结算单”办理这种结算业务。
 
 

　　（4）销售退货
 

　　当对方发现企业销售商品质量存在问题，经双方协商一致后，销售部跟单员可填制“销售退货单”来办理该商品的退货手续。
 
    销售退货也分为无单退货和对单退货，建议企业不要使用无单退货，以保证单据中的应收金额和应收汇总表的数据一致。
 

　　（5）销售换货
 

　　在制定采购合同时，企业一般会极力争取换货的优惠，降低自己的压货风险，规定一批火在不好卖或者快过期或者换季时可以换另外一个颜色和品种的货，此类业务需要销售换货单来管理，商贸通会在快在换货期内提醒用户及时换货，还可以实行换货额控制，从而降低自身的商品积压风险。
 

　　3、仓管部门

　　
    仓库管理主要包括商品调拨、商品调价、组装拆卸、商品溢余短缺、赠送商品管理、库存盘点、低值易耗品管理；
 
 其中组装拆卸，商品调价，可由企业根据实际业务情况选择操作；
 

　　库存变动主要发生在不同企业间的临时借调业务，此单据仅影响实际库存报表，不影响账面库存报表；
 
仓库调拨则由仓管人员根据实际情况制作单据；月末，仓管人员须对企业库存进行盘点，根据实盘数量和软件中的账面数量制作库存盘点单；
 

　　4、财务部门

　　
    企业日常的费用开支、其他收入、固定资产的购进、减少、工资的录入工作等业务，均交由财务部门员工处理。
 

　　采购部门、销售部门填制业务单据在保存时自动生成简单易懂的业务凭证，在单据界面可以联查。日常的现金日记账、费用明细、收入明细时时汇总，如果用户需要精细化的财务管理，可以与用友通普及版财务软件合用。将业务凭证传入财务系统，系统管理员，即财务主管，必须对这些记账凭证进行审核，在实际工作中，财务主管可通过凭证查找功能，然后把未审核的记账凭证过滤出来，然后从这样记账凭证中调阅出相应的业务单据，如果符合标准，则对凭证进行审核，如果发现业务单据填制有误，这时，财务主管必须找到相关的制单人员进行核对。
 

　　此外，财务主管还须对企业的进销存业务进行监督管理，比如，通过销售统计表、库存状况表、经营情况表等报表了解当前企业的经营状况，月未，财务主管须对进销存财进行期末结账，然后对本月的会计业务逐一审核，审核无误后，再生成资产负债表、利润表、现金流量表等报表。
 

　　5、售后服务部门
 

　　售后服务管理主要包括序列号管理、售后服务记录、售后服务信息查询、序列号信息查询。
 

　　当采购商品时需要进行序列号管理时，软件根据用户录入的序列号跟踪商品的来龙去脉。专门管理售后服务的人员打开序列号状态表，即可在最短的时间内查询到此款商品是否是本店销售出去的。决定收取机器后门店接待人员直接填写售后服务记录单，然后传递到机器检测人员，确定机器的具体故障。确定故障后，给出修理的费用，单据自动传递到接待人员，接待人员把信息迅速传递给客户，客户如果没有意见，即可告知维修人员修理，并确定交机器的时间。当客户来取机器时收取维修费及换件费。
 

　　如果用户想知道某个序列号的机器是什么时候购进的，直接打开“序列号进货查询”表，录入序列号即可查询到具体的进货单据。
 

　　如果用户想知道某个序列号的机器是什么时候销售出去的，用户直接打开“序列号销售查询”表，录入序列号即可查询到具体的销售单据。
 

　　对于维修记录的统一查询，用户可以打开“售后服务查询”表，某款机器是否在保修期内？第几次维修？之前的历史维修记录如何？都可以在这张表中体现。
 

　　商贸通产品的服务政策
 

　　小型管理软件与在线服务事业部从05年开始组建用友通授权区域客户服务中心，确保广大客户在享有厂商直接支持的基础上，获得方便、快捷、标准的本地化服务。07年度授权区域客户服务中心数量将达到80家，覆盖全国各省会城市、中心城市和重点地区。用友通服务从客户购买通系列软件的同时已经开始了。围绕客户需求，用友公司提前预制了一系列的服务措施保障客户成功应用。为广大客户制定了全生命周期服务体系，包括：定制服务、客户培训、热线服务、现场服务、各项预警服务、用友通客户俱乐部、软件升级咨询、投诉受理。